Der Teufel sitzt bekanntlich im Detail – Freelancer und Selbstständige wissen es, wenn sie sich nach Feierabend fragen: „Wieso ist das alles liegen geblieben?“
Wo hakt’s denn…? – Faktoren erkennen!
Es kann also nicht schaden, sich einmal einen Moment Zeit zu nehmen, um die ganz persönlichen Zeitfresser zu identifizieren, denn nur dann kann man effektiv gegen Produktivitätseinbußen und Zeitverlust vorgehen. Wer dem Übel folglich eine „Wurzelbehandlung“ verpassen will, der sollte sich zunächst fragen: „Was bringt mich regelmäßig um meine Arbeits- und Akquisezeit?“. Mögliche (ehrliche) Antworten hierauf sind häufig:
- Papierkram (Rechnungen, Korrespondenz)
- E-Mails verwalten (Lesen, Antworten, Löschen, Ordnen)
- Social Media (Twitter, Facebook, Google+, Xing)
- Arbeiten ohne Task-Prioritäten
- Mangelnde Organisation und daher ungesunde Auslastung
- Unregelmäßige Pausenzeiten
Ein wichtiger und richtiger Schritt ist es, sich klar zu machen, in welchen Bereichen Defizite zu erkennen sind, und daraus zu folgern, was man besser machen will. Hierzu gehört natürlich auch eine Portion Konsequenz, um die bisher suboptimalen Verhaltensweisen aufzubrechen und sich neu zu ordnen. Ein entsprechender Bildschirm-Hintergrund für den Rechner, ein Wallpaper auf dem Smartphone oder ein Bild an der Wand kann hier bereits eine große Hilfe sein. Ein Motiv oder Slogan, wodurch man an den Vorsatz, etwas ändern zu wollen, erinnert wird, könnte in diesem Zusammenhang die eigene Konsequenz erhöhen.
Sind die problematischen „Tagesordnungspunkte“ identifiziert und die Motivation zur Veränderung geweckt, geht es ans Eingemachte: konkrete Maßnahmen, um Zeitverlust und Produktivitätsmängeln zu begegnen. Analog zu den angesprochenen Zeitdieben ergeben sich u.a. folgende Hilfsmittel, um einen roten und sinnvollen Faden in den bisher eher unstrukturierten Tag und planungsschwache Erledigung von Aufgaben zu bringen.
I. Gut geplant ist halb gewonnen!
Eine To-Do-Liste mit den tages- und terminrelevanten Tasks für Arbeitstage oder auch eine ganze Woche sorgt dafür, dass man nichts vergisst. Diese Liste sollte nicht nur die Dringlichkeit einzelner Aufgaben berücksichtigen, sondern in ihrer Hierarchie (z.B. Top-Down oder Bottom-Up) auch die eigenen Interessen und Vorlieben beachten. „Highlights“ sollte man folglich über den ganzen Tag verteilen und nicht Positives bzw. Negatives am Anfang oder am Ende ballen.
II. Der eigene Task-Manager sein!
Was erledigt ist, kann abgehakt werden. Wenn sich Termine ändern, etwas ausfällt oder Ähnliches geschieht, was im Tagesplan nicht vorgesehen ist, kann man entsprechend reagieren, sofern es die Zeit zulässt. Für später angedachte Tasks können vorgezogen werden, andere lassen sich auf der Prioritätenliste nach hinten verschieben. Hierbei ist es allerdings entscheidend, gewisse „Kernpunkte“ konsequent im Auge zu behalten, damit die Hierarchie der anstehenden Aufgaben nicht unvorteilhaft umgekrempelt wird. Wenn also ein Kunde per Anruf den gesamten Zeitplan durcheinander bringen würde, ist dafür zu sorgen, dass dies nicht geschieht, und zwar, indem man potentiell weniger wichtige Tasks verschiebt, oder den Anrufer nötigenfalls eben freundlich aber konsequent vertröstet. Ein Tag hat nun einmal nur 24 Stunden, von denen 9 bis 10 für Arbeit zur Verfügung stehen. Für die Zeit gilt das gleiche Motto wie beim Schlussverkauf: Wenn weg, dann weg.
III. Leerlaufzeiten sinnvoll nutzen!
Fahrt-oder Wartezeiten können für solche Telefonate oder Mails hergenommen werden, die man nebenbei erledigen kann – solange man gerade nichts wirklich Wichtiges (siehe To-Do-Liste) zu tun hat! Vergleichbare Kleinigkeiten ergeben sich recht schnell, wenn man bewusst darauf achtet. Probieren geht über Studieren!
IV. Rechnungen: Aufgeschoben ist leider oft aufgehoben!
Erbrachte Dienstleistungen oder ausgelieferte Produkte sollten Freelancer und Selbstständige nach Möglichkeit noch am Tag des Projekt- oder Auftragsabschlusses in Rechnung stellen. Geld muss fließen, und nach getaner Arbeit ist es nur recht und billig, wenn die Fließrichtung in die eigene Tasche führt! Nichts ist ärgerlicher, als den Geldfluss aus eigener Schuld zu unterbrechen. Zudem vergisst man etwaige Sonderabsprachen oder -posten schneller, je größer der Zeitraum zwischen Leistung und Rechnungserstellung ist. Daher sollte die Rechnungserstellung einen fixen Platz mindestens in der Wochen-To-Do-Liste haben.
V. Nicht permanent eingeloggt sein!
Ehrlich währt am längsten – man sollte sich daher eingestehen, wenn man zu oft bei Twitter die neuesten Freundes- oder News-Tweeds checkt oder zu viel Zeit auf Pinnwänden und in Themengruppen oder Chats verbringt. Zwar sollte man den eigenen Online-Auftritt in Social Media sorgfältig pflegen, auch dies sollte allerdings keinen allzu großen Zeitaufwand erfordern, schon gar nicht eine oder mehrere Stunden täglich! Gegen inflationäre Social Media-Nutzung hilft es bereits, wenn man sich nach einem Besuch wieder ausloggt. Facebook, Skype, Twitter und Co. müssen ja keine Standleitung eingeräumt bekommen…
VI. Postfach-Zeiten festlegen!
Mails, die nicht im Spam-Ordner landen, sollten natürlich zuverlässig und regelmäßig geprüft werden. Dabei sollte man aber darauf achten, solche E-Mails, die keine Antwort erfordern, nach Informationsentnahme sofort zu löschen oder ggfs. in einem entsprechenden Ordner abzulegen. Doch auch hier ist vor einer übermäßigen „Ordnersucht“ zu warnen. Mails zu löschen ist durchaus okay! Checkt man außerdem sein Postfach früh zu Beginn, nach der Mittagspause und eine Stunde vor Feierabend, sollte man eigentlich nichts Essentielles (Aufträge, Anfragen etc.) verpassen. Wenn man auf eine bestimmte Mail wartet, spricht natürlich nichts dagegen, öfter einen Blick ins Postfach zu werfen oder sich eine entsprechende Benachrichtigungsfunktion auf dem Smartphone einzurichten.
VII. Regelmäßige Pausenzeiten!
Das Beste zum Schluss: Pausen sollte man regelmäßig machen, wobei kurze Unterbrechungen an sinnvoller Stelle den meisten Erholungseffekt haben. Pausen zählen darüber hinaus nicht zu den bereits erwähnten Leerlaufzeiten, d.h. die Zeit sollte ausschließlich für die eigene Erholung verwendet werden. Essen, einen Kaffe holen, einen Moment die Füße hochlegen – der optimale Effekt stellt sich ein, wenn man weiß, dass dafür ausreichend Zeit zur Verfügung steht.
Planen Sie daher eine feste Mittagspause und mindestens zwei Kurzpausen (5 bis 10 Minuten) davor und danach ein, in denen der Arbeitsplan auf Standbild geschalten wird. Dass hierbei gerade bei Kundenterminen oder extern zugebrachter Arbeitszeit Flexibilität notwendig sein kann, steht außer Frage. Doch sollte man in jedem Fall darauf achten, regelmäßige oder zumindest dieser Bezeichnung würdige Erholungsphasen einzulegen.
(Bild: © auremar – fotolia.com)
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