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Kostenvoranschlag für Freelancer! 27/03/12

Ein Kostenvoranschlag ist meist der erste Schritt für Freelancer zum lukrativen Auftrag. Hierbei sollte man beachten, weder zu flexibel noch zu statisch vorzugehen.


Kostenvoranschlag als erster Schritt zum Erfolg!

Flexibilität im Kostenvoranschlag (KVA) bedeutet für den Freelancer, einerseits auf Angebote der Konkurrenz und (Preis-)Vorstellungen der Kunden reagieren zu können, andererseits die Möglichkeit weiterer Verdienstmöglichkeiten. Letzteres ist besonders dann entscheidend, wenn sich ein Auftrag in die Länge zieht, da beispielsweise eine Software-Schulung durch Teilnehmerzahl oder deren Skills mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ursprünglich geplant. Der KVA wird i.d.R. unentgeltlich erstellt. Etwaige Gebühren müssen vorher mit dem Kunden vereinbart werden, dürften allerdings nicht zuletzt in Sachen Sympathiepunkte dann zu Lasten des Freelancers gehen.

Kostenvoranschlag oder Angebot? – Das ist hier die Frage!

Grundsätzlich ist zwischen verbindlichen Kostenvoranschlägen und unverbindlichen Kostenvoranschlägen zu unterscheiden. Beide haben für Freelancer ihre Vorteile, aber auch ihre Tücken. Als Beispiel soll hier ein möglicher Auftrag dienen, in dem es um die Installation einer Software zur Kundendatenverwaltung geht, samt Schulung für die Mitarbeiter.

  • Verbindlicher KVA:

Ein verbindlicher KVA für den Kunden würde demzufolge in Form eines für beide Seiten verbindlichen Angebots erteilt. Der Freelancer gibt an, für welche Endsumme er die vereinbarten Leistungen erbringt und nennt daher einen Pauschalpreis für seine Tätigkeit. Der Vorteil: Bindet sich der Freelancer nicht vorher selbst an ein fixes Zeitvolumen (z.B. durch bestimmte Anwesenheitsvereinbarungen), kann er den Auftrag womöglich bei gleichem Entgelt schneller erledigen. Im Umgekehrten Fall aber würde sich eine Verzögerung des Projekts nachteilig auswirken, da die zusätzliche Arbeitszeit nicht mehr auf den vereinbarten Pauschalbetrag aufgeschlagen werden darf. Einzige Ausnahme: Kalkulationsfehler geben auch dem Freelancer die Option, den KVA anzufechten.

  • Unverbindlicher KVA:

Ein unverbindlicher KVA zeichnet sich dadurch aus, dass dem Leistungsnehmer explizit mitgeteilt wird, dass sich die endgültigen Kosten erst nach Projektabschluss ermitteln lassen. Damit stellt der KVA keinen Vertragsbestandteil dar, sondern liefert lediglich eine Orientierungsgrundlage. Um schwarzen Schafen in diesem Zusammenhang Grenzen zu setzen, müssen im Falle eines unverbindlichen KVA sog. „erhebliche Mehrkosten“ (10 bis 15 Prozent über dem im KVA genannten Endbetrag) unverzüglich dem Auftraggeber mitgeteilt werden, bevor diese in Rechnung gestellt werden. Andernfalls steht es dem Kunden frei, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu lösen, sodass lediglich bis dahin erbrachte Leistungen berechnet werden dürfen.

Ob einem Kunden also ein verbindlicher oder ein unverbindlicher KVA unterbreitet wird, kann u.a. von folgenden Kriterien abhängig gemacht werden:

  • Art des Projekts
  • Prognose durch bisherige Erfahrung (Zeit, Aufwand, evtl.Unterstützung)
  • Mögliche Risikofaktoren (Kundenmitarbeiter, Logistik, Hardware)
  • Vertrauen zwischen Kunde und Freelancer (Faktor Mensch)

Mehr Netto vom Brutto – oder: Wer zahlt die Umsatzsteuersteuer?

Besonders im Rahmen der Erstellung eines verbindlichen KVA empfiehlt es sich, neben Angebotsnummer und Angaben zur Gültigkeitsdauer des Angebots auch die Umsatzsteuer explizit auszuweisen. Sie sollte nicht einfach in genannte Summen mit eingerechnet sein. Während Privatkunden mit Bruttobeträgen rechnen, da sie die Umsatzsteuer nicht absetzen können, stellt diese für Unternehmen einen durchlaufenden Posten dar, sodass sie v.a. an Nettobeträgen interessiert sind. Sollte die Ausweisung der Umsatzsteuer allerdings vergessen werden, muss der Freelancer sie aus eigener Tasche bezahlen. Nachträgliche Ansprüche gegen den Kunden bestehen nicht.

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(Bild: © PricelessPhotos – fotolia.com)

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