Diese Fragen stellt sich jeder, der am Anfang seiner selbständigen Tätigkeit steht und noch viel mehr, wenn man schon eine Weile in der Branche tätig ist. Als Unternehmer und Freiberufler sollte man von Beginn an eine gute Businesslösung haben – und nicht,weil alle anderen einem dazu raten. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Wenn man von Anfang an mit dem Excel arbeitet, dann ist es sehr schwer auf eine andere Software umzusteigen. Wer jedoch ein einfaches CRM-System (Customer Relationship Management) haben will, braucht nicht viel Geld auszugeben. Es gibt zahlreiche einfache, gute, zuverlässige und kostengünstige Systeme auf der Basis von PHP und MySQL auf dem Markt.

Was braucht man noch im Business-Bereich?

Neben CRM-Sytem ist auch eine Projektverwaltung ein wichtiges Thema. Doch was steckt hinter einer Projektverwaltung? Eine Projektverwaltung besteht nicht nur aus Daten, die man eingibt und vergleicht. Projektmanagement beinhaltet auch die Projektführung von A bis Z: Planänderungen, Plan/Ist-Vergleich, einfache und übersichtliche Rechnungsstellung von Plan/Ist-Daten. Das ist das Mindeste, was ein Projekt-Verwaltungssystem beinhalten sollte!

Ein CRM-System und die Projektverwaltung sind fundamentale Bestandteile eines einfachen Business-Lösungssystems. Doch ist es damit schon getan? Wie behält man beispielsweise den Überblick über die Schulden der Kunden, eigene Schulden gegenüber den Kreditoren und Lieferanten und über eigene Bankdaten? Was passiert mit der gesamten Buchhaltung?

„Wenn wir jetzt die Buchhaltung dem Steuerberater übergeben, dann müssen wir auch die Kunden, Kreditoren und Lieferanten beachten. Wenn Sie die Zahlungen in denselben Monat machen ist das nicht so schlimm. Aber was ist, wenn das Fälligkeitsdatum nach 2 – 3 Monaten ist?“

Und wenn die Summe größer ist, so dass man sie nicht gleichzeitig begleichen kann? Wie kann man die Zahlungen von Debitoren verfolgen? Man braucht ein Programm, in dem alles abgebildet ist, unabhängig davon, wer Daten eingibt.
Eine gute Business-Lösungssoftware sollte all diese Funktionen perfekt beherrschen. Ziel ist, dass man die Daten nur ein einziges Mal ins System eingeben muss und nicht mehrmals in verschiedene Programme. Eine gute Business-Lösung muss demnach über mehrere programmierte Schnittstellen verfügen, über welche alle Programme die Daten lesen und ändern können.

Beispiel aus der Praxis

Hier ist ein Beispiel, wie ein solches System funktionieren könnte.
Nehmen wir an, dass eine Firma Packungsmaterial produziert und ihre Prozesse optimieren will, ohne auf ihre eigene Lösung verzichten zu müssen. Die Produktionsverwaltung wird dann in einem separaten Programm stattfinden, die Buchhaltung übernimmt der Steuerberater. Was wäre jetzt die beste Lösung für diese Firma, die Zeit spart, die Produktion verwalten und die komplete Buchhaltung führen kann? Was kann man dieser Firma empfehlen? Die Firma sollte mehrere Schnittstellen haben:

• 1. Hauptprogramm – Produktionsprogramm;
• 2. Hauptprogramm – Buchhaltungsprogramm;

Was sollte für diese Schnittstellen das Hauptproblem sein? Datenverlust und Schnelligkeit. Je mehr Schnittstellen man einbaut, desto schwieriger ist das Datenverwaltungsproblem. Was ist das? Die Daten sollen immer konsequent sein, denn 1 Cent in der Buchhaltung ist mehr als 1000 € auf Ihrem Konto. Diese 1-Cent-Differenz muss jeder Buchhalter suchen, er verschwendet dabei sehr viel Zeit, um diesen Fehler zu korrigieren. Und Zeit ist Geld! Das heißt, konsequente Daten sind bei diesen Schnittstellen sehr wichtig. Es liegt in Händen des Programmierers diesen Faktor zu berücksichtigen. Deshalb sollte es mehrfach, am besten von mehreren Personen, gesteste werden, damit alle Fehler und Kanten gefunden werden.

Fazit

Den Prozessverlauf zu optimieren und die völlige Kontrolle über die Kosten zu haben stellen die Hauptherausforderungen für jeden Geschäftsführer dar. Das Business-Lösungssystem sollte ihn dabei unterstützen und keine Probleme verursachen. Die Faustregel ist, je weniger man eingeben muss, desto weniger Fehler kann man auch verursachen und somit schneller an sein Ziel kommen.

Die wichtigsten Punkte bei der Wahl einer Businesslösung sind:

• Wenn es mehrere Programme sind, dann ist eine schnelle und einfach bedienbare Verbindung nötig;
• eindeutige Datenbewegung,
• Benutzerfreundlichkeit,
• schnelle und unkomplizierte Datenverwaltung,
• Berichte sollten zielgerichte das ausgeben, was man sucht;
• die Eingabe des Dokuments erfolgt ein einziges Mal

© Copyright bei Mantas Duda

Über den Autor

Mantas Duda schrieb 3 Artikel auf Freelancerwissen.

Im Januar 2004 habe ich als Navision 3.60 Programmierer angefangen. Im Oktober 2005 habe ich die Arbeit gewechselt und als Entwickler/ Consultant für Microsoft Dynamics NAV weitergearbeitet. Im November 2007 wurde ich Projekt-Leiter und habe erfolgreich mehrere Projekte von meinen Vorgängern übernommen und zu Ende gebracht. Im Februar 2008 bin ich nach Deutschland gekommen, um weiter mit Navision zu arbeiten. Seit November 2009 bin ich selbständig. Ich habe mich mit meinem Partner zusammengeschlossen und eine kleine Firma gegründet. In diesem Jahr habe ich viel geforscht, um andere dabei zu unterstützen, von Anfang an richtig zu starten. Ich habe mehrere Programme gefunden, die für Anfänger sehr nützlich sein könnten. Fast 7 Jahren bin ich in Bereich Business Solution tätig. Und habe interessante und schwierige Firmen zum richtigen Lösung bewegt.

• Blog/Webseite
• Weitere Beiträge von Mantas Duda