Wie sicher kann ich im Internet Rechnung schreiben sowie Angebot schreiben?

Es gibt eine ganze Reihe von Software-Angeboten, die auf eine Softwarearchitektur setzen, die unter dem Kürzel SaaS (Software-as-a-Service) bekannt ist.
Diese Art der Softwarearchitektur ermöglicht es dem Nutzer, seine Daten ortsunabhängig zu jedem Zeitpunkt abzurufen und zu bearbeiten. Da hier bei der Auswahl der Rechnungssoftware besonders auf Datensicherheit zu achten ist, sollte der Interessent unbedingt in Erfahrung bringen, ob das favourisierte Softwareangebot eine 256-bit SSL-Verschlüsselung anbietet. Achten Sie hier schon bei Besuch der eigentlichen Homepage des Anbieters darauf, ob selbst diese die Verschlüsselung aufweist (https://www. …). Ist dem so, ist die Sicherheit der Daten vor unbefugtem Zugriff Dritter auf höchstem Niveau gesichert. Auch eine mehrfach redundante Datensicherung schützt vor Verlust von Daten bei Nutzung dieser Software.

Freelancer, die sich für die Nutzung einer Rechnungssoftware entschließen, welche durch einen Service-Anbieter bereitgestellt wird, profitieren neben dem arbeitsplatzunabhängigen Betrieb vor allem dadurch, dass die Wartung und Instandhaltung einer eigenen IT-Infrastruktur überflüssig wird.

Und die Vorteile? Warum sollte ich online Rechnung schreiben und Angebot schreiben?

Die Vorteile liegen besonders in den diversen Kosteneinsparungspotenzialen, die die Verwendung einer internetbasierten Rechnungssoftware vermag zu aktivieren.
Die Tatsache, das Software-Updates ohne Installationsvorgänge etc. automatisiert und kostenlos ablaufen, ist nur einer der Pluspunkte für die Nutzung einer Rechnungssoftware um zukünftig auch Ihre Rechnung online zu erstellen, online Rechnung versenden sowie online Rechnung verwalten – im besten Falle unlimitiert und mit tiefgreifenden Individualisierungs- und somit Optimierungspotenzial.

Da wäre noch die Einsparung von Prozesskosten auf Seiten des Rechnungsstellers (Rechnung drucken, frankieren, zur Post bringen) zu nennen. Allein dieser Punkt macht ein Einsparungspotenzial von bis zu 75% der Kosten des klassischen Rechnungsversands aus.
Ein weiterer extrem wichtiger Punkt, welcher gerade bei Freelancern zum Tragen kommt, ist der der Zeiteinsparung. Durch den Einsatz einer Rechnungssoftware ist man in der Lage, die Rechnungserstellung mit nur wenigen Klicks zu bewältigen.

Abgesehen von den genannten kostenlastigen Argumenten ist nicht außer Acht zu lassen, dass sich der Eindruck einer hochwertigen PDF-Rechnung welche an das corporate-design des Rechnungsstellers angepasst wurde auf die Wahrnehmung des Rechnungsempfängers bezüglich der Professionalität des Rechnungsstellers direkt auswirkt.
Nicht minder schlagkräftig ist das Argument, dass eine Rechnungssoftware einen übersichtlichen Überblick über erstellte Rechnungen und Angebote vermittelt und somit die oftmals zeitraubende und lästige Verwaltung immens erleichtert.

Worauf sollte ich achten, wenn ich eine Rechnungssoftware evaluiere?

Es tummeln sich diverse Anbieter von Software zwecks Rechnungserstellung am Markt und hier fällt es nicht leicht, einen Überblick zu behalten.
Auf folgende Angebotsmerkmale sollte man mit Weitsicht bezüglich der Nutzungsintensität achten:

• Welche Dokumententypen lassen sich mit der Software abbilden?
• Kann man eigene Dokumenten-Vorlagen erstellen?
• Wieviele Kunden und Produkte bzw. Dienstleistungen können verwaltet werden?
• Wieviele Dokumente kann ich erstellen?
• Kann man Exportumfänge frei definieren?
• Stehen Filter und Suchfunktionen zur Verfügung?
• Können Drittanwendungen mit der Software kommunizieren (API-Schnittstelle)?
• Werden CRM-Funktionalitäten abgebildet (Kommentarfunktionen zu Kunde/Dokument/Produkt)?
• Können mehrere Personen auf die Software zugreifen? Im besten Falle mit Rechteverwaltung?
• Kann ich die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten optimieren (Textbausteine, Stapelverarbeitung)?
• Kann ich die Erstellung von Dokumenten automatisieren z.B. für wiederkehrende Rechnungen?

Ein Beispiel aus der Praxis

Die kölner SalesKing GmbH bietet unter www.SalesKing.eu folgende Features an, die jedem Freelancer und Gewerbetreibenden Lust machen sollten, einen unverbindlichen Test zu wagen:

• Neben Rechnungen und Angeboten können auch Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen, wiederkehrende Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Einzugsermächtigungen etc. erstellt und verwaltet werden.
• PDF-Vorlagen können bezgl. Layout, Positionierung, Schriftart/-farbe etc. an Anforderungen angepasst werden.
• Keine Limits bei Anzahl verwalteter Kunden, Produkte und Dokumente.
• Frei definierbare Export-Vorlagen.
• Diverse Filter- und Suchfunktionen inkl. Verschlagwortung (Tags) von Dokumenten, Kunden und Produkten.
• API-Schnittstelle steht Entwicklern zur Verfügung (Projektmenagementsoftware plan.io und Zeiterfassungstool mite.yo.lk erfolgreich integriert).
• Kommentare zu allen Dokumententypen wie auch zu Kunden und Produkten werden unterstützt.
• Auf einem Rollen- und Rechtesystem basierende Mitarbeiterverwaltung.
• Unlimitierte Anzahl von Textbausteinen, Email-Vorlagen, PDF-Vorlagen etc.. Stapelverarbeitungsfunktionalitäten sind vorhanden.
• Wiederkehrende Rechnungen werden automatisiert erstellt.
• Extrem flexible Nummernkreise
• Gutschriften und Lastschriften via DTAUS-Export abbildbar!
• Individualisierte Informationen via Feed abrufbar!

Ein weiteres attraktives Alleinstellungsmerkmal ist die strikte Umgehung von Limits in allen Bereichen der Software-Umgebung. Hierdurch ist es dem Nutzer dieser Rechnungssoftware möglich, diverse unternehmensspezifische Vorgänge abzubilden. Der Kreativität des Nutzers angefangen bei der Definition von Nummernkreisen, über die Nutzung der Textvorlagen und Erstellung von Export-Vorlagen bis hin zur Erstellung von Dokumentenvorlagen sind hier so gut wie keine Grenzen gesetzt.

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Jens Neulen schrieb einen Artikel auf Freelancerwissen.

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